Primer opisa delovnega mesta vodje pisarne za leto 2022

Example Office Manager Job Description 1521590

Brezplačen opis dela vodje pisarne. Vodja pisarne je strokovnjak, ki nadzira pisarniške operacije in postopke. To vključuje načrtovanje, vrednotenje, načrtovanje izvajanja in vzdrževanje načina opravljanja dela znotraj organizacije.

Cilj tega je ohraniti in izboljšati produktivnost na delovnem mestu. Vodja pisarne se ukvarja z vodenjem pisarne.

Brezplačna priporočilna pisma Temp...

Omogočite JavaScript

Brezplačne predloge priporočilnih pisem

Vodjo pisarne včasih imenujemo vodja poslovne pisarne, vodja medicinske pisarne ali vodja sprednje pisarne.

Drugič kot vodja upravnih služb in operativni vodja.

Vodje pisarn bi morali dobro razumeti vsakodnevne operacije.

najboljša barva las za črne ženske

vzorec in predloga opisa delovnega mesta vodje pisarne

Kaj je vodja pisarne?

Vodja pisarne je strokovnjak, ki skrbi za delovno okolje. Ta strokovnjak bi lahko nadziral večjo skupino uradniškega osebja. Kdo upravlja karkoli, od odnosov s prodajalci, pisarniškega materiala do splošne morale pisarne.

Najdemo jih v različnih delovnih okoljih. Od zdravstvenih ordinacij do gradbenih podjetij. In imajo dolžnosti, ki se spreminjajo glede na okolje, v katerem so.

Vodja pisarne bi lahko nadziral osebje na recepciji, uradniško osebje ali administrativne pomočnike. To pomeni, da mora imeti vodja pisarne nekaj delovnega znanja o tem, kako voditi druge zaposlene, jih motivirati in kako spremljati njihovo delo.

Vodje pisarn bi lahko poročali višjemu osebju ali drugemu osebju pisarne. Pogosto jih ocenjujejo glede na njihovo sposobnost vzdrževanja morale v pisarni, zalog in nadzorovanja letnega proračuna.

Pogosto poročajo:

Glavni operativni direktor (COO)
Glavni izvršni direktor (CEO)

Povprečna plača vodje pisarne

vzorec in predloga opisa delovnega mesta vodje pisarne

Povprečna plača vodje pisarne je od 33.000 $ na leto do 69.000 $ na leto.

To se lahko zelo razlikuje glede na vrsto podjetja, katerega del je vodja pisarne. In njihove ravni izkušenj.

Najpogosteje je to delovno mesto nadomestilo na letni ravni kot del plače. Namesto ure.

Zahtevano usposabljanje, izobraževanje in certifikati

Mnogi vodje pisarn ne potrebujejo nobene vrste formalne izobrazbe, da bi vstopili na to področje.

angelska številka 500

Diploma ali izredna diploma iz trženja, komuniciranja ali poslovnega upravljanja je velik plus.

Usposabljanje na delovnem mestu se vodjem pisarn običajno zagotovi v prvih nekaj tednih na delovnem mestu. Usposabljanje vključuje sprehod skozi pisarniško okolje, predstavitev odnosov s prodajalci in zagotavljanje, da ima vodja vse, kar potrebuje za uspeh kot uspešen vodja pisarne.

Za to delovno mesto niso potrebna nobena potrdila. Vendar pa je lahko visoka stopnja tehničnega in jezikovnega znanja zelo koristna.

Zahtevane veščine vodje pisarne

vzorec in predloga opisa delovnega mesta vodje pisarne

Vodja pisarne mora imeti naslednje veščine:

Spretnosti odločanja.
Pozornost do podrobnosti.
Sposobnost obvladovanja konfliktov.
Veščine pisne komunikacije.

Spretnosti proračuna.
Spretnosti vnosa podatkov.
In zmožnosti večkratnega jemanja.

Vrhunski vodja pisarne je nekdo, ki lahko izvaja. In usklajujte administrativne naloge, medtem ko ste timski igralec.

Med vrhunskimi strokovnjaki so potrebne odlične veščine upravljanja s časom.

Vzorec opisa delovnega mesta vodje pisarne

Spodaj je vzorčni opis delovnega mesta vodje pisarne. Uporabite to predlogo za pisanje oglasa za delo.

Job Brief

Naše podjetje išče izkušenega vodjo pisarne za nadzor nad našimi dnevnimi operacijami in vodenjem pisarne. Vodja pisarne bo ocenil pisarniške sisteme, pisarniške postopke, pisarniško administracijo in pisarniške prodajalce. Kot tudi oceniti sisteme arhiviranja in splošne administrativne naloge za napake pri oblikovanju ali napakah pri delovanju.

Naš idealen kandidat je nekdo, ki zna oblikovati, izvajati in vzdrževati učinkovite pisarniške postopke in protokole.

Naloge in odgovornosti vodje pisarne

Primeri delovnih nalog in odgovornosti vodje pisarne. Položaji vodje pisarne morajo nadzorovati naslednje:

Preverite učinkovitost in učinkovitost pisarniške opreme, prodajalcev pisarn in drugih ponudnikov storitev.
Preglejte postopke in protokole osebja.
Oblikujte nove postopke in protokole za osebje v skladu z ustvarjanjem učinkovitosti, varnostnimi smernicami in drugimi notranjimi dejavniki.

Preglejte delovanje upravnega osebja in izboljšajte splošno upravljanje pisarne z učinkovitejšim dodeljevanjem upravnih nalog.
Nadzirajte pisarniški proračun za pisarniški material.
Organizirajte pisarniško poslovanje na mesečni, četrtletni in letni ravni. Zagotovite, da se politike in postopki posodabljajo.
Nadzirajte splošno politiko pisarne in izvajajte spremembe z osebjem pisarne v skladu z izvršnimi cilji.
Nadzirajte postopek načrtovanja sestankov in načrtovanja sestankov za zaposlene.
Dodelite delo administrativnemu pomočniku, da uvede nove pisarniške politike, postopke in operacije.
Izpolnjuje operativne zahteve z dodelitvijo zaposlenih.
Navedite zgodovinske reference iz postopkov, ki se nanašajo na hrambo, zaščito, iskanje, prenos in odstranitev zaupnih zapisov ali dokumentov o človeških virih.
Podpora in vzdrževanje pisarniških sistemov ter nadzor zaposlenih.
Vzdrževanje pisarniških faksov in tiskalnikov. Upravljajte pisarniške storitve.
Pomagajte pri odgovarjanju na dohodne telefonske klice, obravnavanju naročilnic, nakupu pisarniškega materiala in inventarju.
Obravnavajte poizvedbe in vprašanja zaposlenih v zvezi s težavami pri upravljanju pisarne (npr. pokvarjeni tiskalniki, telefonski sistemi, faksi).
Nadzirajte splošno učinkovitost pisarne. Za pomoč uporabite administrativno podporo.

Ohranite pisarniško politiko. In izvajati pisarniške politike. Ohranite podatke o najemu pisarne. In spremenite postavitev pisarne, da bo pisarna za zaposlene delovala nemoteno.
Ustvarite prijetno delovno okolje in nadzirajte organizacijsko učinkovitost pisarniške opreme.
Upravljajte nabavo opreme, pisarniške funkcije in pomagajte pri usposabljanju novih zaposlenih in pozdravljanju obiskovalcev.

vzorec in predloga opisa delovnega mesta vodje pisarne

Naloge in odgovornosti vodje medicinske ordinacije

Pomagajte pri večjem obsegu zdravstvenih pisarniških opravil.
Naročite medicinske pripomočke.
Uporabite sisteme HRIS in ATS za povečanje števila zaposlenih v pisarni.
Nadzirajte postopke sprejema in postopke zavarovanja.
Natančno opravljajte administrativne naloge.
Načrtujte sestanke in uporabite MS Office za pisanje pravnih pisem.

Naloge in odgovornosti vodje gradbenega urada

Pomagajte pri ureditvi pisarniškega materiala.
Poskrbite za pripravo pisarniškega materiala.
Udeležite se sestankov z višjim vodstvom in pomagajte pri splošni kadrovski funkciji organizacije.
Koordinirajte projekte in nadzirajte nabavo.

Naloge in odgovornosti vodje zobozdravstvene ordinacije

Upoštevajte zdravstvena in varnostna pravila.
Tesno sodelujte s ponudniki zavarovanj za pomoč pri finančnih dogovorih.
Zagotovite, da ima urad odobreno OSHA in HIPAA.

Dolžnosti in odgovornosti vodje kiropraktične pisarne

Vodite skupino pomočnikov v sprednji pisarni.
Ukvarjajte se z zaračunavanjem v zvezi z zavarovanjem.
Sprejemanje telefonskih klicev in naročanje pacientov.
Pomagajte pri pretoku novih bolnikov.

Naloge in odgovornosti vodje poslovne pisarne

Zagotavljajte splošno administrativno podporo vsemu osebju.
Ravnajte s pisarniško opremo.
Bodite pozorni na vse priložnosti, da prihranite denar podjetja.
Izboljšati postopke podjetja.
Usklajujte se z oddelkom IT, da zagotovite, da je pisarna na tekočem z vso programsko, strojno opremo in drugimi potrebami po konferencah.

Naloge in odgovornosti vodje sprednje pisarne

Opravljanje rednih kadrovskih nalog.
Vodite pisarniško poslovanje. In zagotovite, da bodo četrtletni poslovni cilji izpolnjeni.
Nadzirajte osebje številnih pisarniških pomočnikov in administrativnih pomočnikov.
Upravljajte pritožbe in vprašanja strank.
Priprava pisem za pravne namene ali druge posle.

Naloge in odgovornosti vodje nepremičninskega urada

Poskrbite, da bodo vsi računi plačani pravočasno.
Upravljajte pogajanja o pogodbah in cenah.
Srečajte se s potencialnimi strankami. In pomoč pri papirologiji/pravnem delu.
Nadzirajte vse poštne dolžnosti. Vključno z dohodno in odhodno pošto.

Dolžnosti in odgovornosti vodenja pisarne

Prepričajte se, da pisarna upošteva vse pisarniške politike.
Pomagajte pri načrtovanju dogodkov podjetja.
Tesno sodelujte z vodji zaposlovanja, da vam pomagate pri vseh nalogah kadrovske službe.
Vodite osebne evidence organizirane in pripravljene za uporabo.
Nadzirajte letni proračun za vse pisarniške prodajalce.
Poskrbite za nemoteno vsakodnevno delovanje pisarniškega in uradniškega osebja.
Upravljajte pisarniške proračune z osebjem, dobavitelji in strankami.
Izvajanje in vzdrževanje postopkov.

Zahteve za vodjo pisarne

Kvalificirani kandidati morajo imeti naslednje kvalifikacije:

Zaželena je diploma iz poslovne administracije.
Zaželena je srednješolska diploma.
Prejšnje izkušnje kot izvršni pomočnik so v redu.
Zaželene so predhodne izkušnje v vlogi vodje pisarne.
Predhodne izkušnje v vlogi kadrovskega strokovnjaka plus.
Visoka stopnja medosebnih veščin in odlične komunikacijske sposobnosti.
Počutite se udobno v dobro organizirani, prilagodljivi in podporni pisarni z različnimi ljudmi.
Veščine za reševanje težav. Pozornost do podrobnosti. Računalniška znanja. Sposobnost uporabe zbirke Microsoft Office.
Odlične veščine upravljanja s časom in sposobnost opravljanja več nalog ter določanja prioritet pri delu.
Uporaba programske opreme Microsoft Office.