Sporočila in odgovori o odsotnosti (8 predlog za uporabo)

Out Office Messages 152360

Uporabite predloge za sporočila o odsotnosti. Ko niste v službi, so sporočila o odsotnosti samodejni odgovori na e-pošto ali e-poštna sporočila s samodejnim odzivom, ki so poslana sodelavcem, strankam in strankam.

Ljudi obveščajo, da ne morete komunicirati z njimi in kdaj lahko pričakujejo odgovor na njihova e-poštna sporočila. Morda boste morali v sporočilo dodati različna dejstva, odvisno od tega, zakaj vas ni v pisarni.

Omogočite JavaScript

sporočilo o odsotnosti

Kaj so e-poštna sporočila s samodejnim odzivom in kako jih uporabljate?

Ko stopite v stik z osebo, ki je začasno nedosegljiva, boste prejeli e-poštni odgovor samodejnega odziva, znan tudi kot avtomatizirana e-pošta. Običajno vam ta obvestila nudijo informacije, kot so:

Kako dolgo bo posameznik nedosegljiv?

Če niso na voljo, je treba posredovati kontaktne podatke, s katerimi se lahko obrnete.

Kdaj se bodo vrnili?

Če veste, da nekaj časa ne boste odgovarjali na e-pošto, so sporočila o odsotnosti nepogrešljiva. Pojasnjujejo, zakaj se boste odzvali pozno in kako lahko prejmejo informacije ali storitve, ki jih potrebujejo, ko so odsotni.

Kakšen je pomen sporočila o odsotnosti?

Sodelavci, stranke in naročniki, zlasti tisti v službi za stranke, marketingu in komunikacijah, želijo hitre odgovore in rešitve za svoje skrbi. Sporočila o odsotnosti pojasnjujejo, zakaj se ne boste mogli odzvati takoj na vljuden, jedrnat in profesionalen način. Če vas ne bo več en dan, teden ali več mesecev, lahko pošljete sporočilo OOO.

Sledi nekaj razlogov, zakaj bi morda želeli objaviti sporočilo o odsotnosti:

Grem na izlet.
Udeležba na konferenci, delavnici ali poslovnem srečanju.
Biti na porodniškem, bolniškem ali sobotnem dopustu.
Vzeti si prost dan zase.
Priprava na sestanek.

Takšni podatki so lahko vključeni v sporočila o odsotnosti:

zakaj te ni več
kako dolgo te ne bo
Datum, ko se boš vrnil.
V nujnih primerih ali potrebujete hitro pomoč, na koga se obrniti?

Dodate lahko dodatne podatke, odvisno od vaših poklicnih obveznosti in informacij, za katere menite, da jih bodo vaši stiki želeli, ko vas ni.

Večina profesionalnih e-poštnih aplikacij omogoča nastavitev dveh sporočil OOO hkrati, enega za notranje sodelavce in zunanje poslovne stike.

Česa ne povejte v samodejnem odgovoru

Pri sporočanju zunaj pisarne je treba ohraniti profesionalnost in realnost. Pomagalo bi, če bi se držali stran od:

sporočilo o odsotnosti

Primeri sporočil o odsotnosti

Glede na vrsto so spodaj navedena možna sporočila OOO, ki jih je treba upoštevati:

Osnovno
Prijazna
Notranji
Dopust
Konferenca
Začasno
Nedosegljivo
Ko nisem v pisarni, spremljam svojo e-pošto.
Praznik
Starševski dopust (porodniški ali očetovski)
Odsotnost iz zdravstvenih razlogov
Napredovanje
Vodilna generacija
Deljenje stikov na družbenih medijih

Osnovno

Pogosto je vse, kar potrebujete za izražanje bistvenih podatkov o vaši odsotnosti, kratka in strokovna opomba OOO.

Zdravo,

Hvala, ker ste si vzeli čas in mi pisali. Odsoten bom do 29. maja in v tem času bom imel samo omejen dostop do e-pošte. Obrnite se na našega oglaševalskega agenta Julesa Palmerja na[e-pošta zaščitena]ali 433-485-8476, če potrebujete takojšnjo pomoč. Sicer pa, ko se vrnem, ti odgovorim na mail.

S spoštovanjem,

129 angelska številka ljubezen

Emerson Palmer

Prijazna

Če običajno komunicirate na ta način, bo vaše sporočilo OOO morda bolj dostopno. Prijazna ali smešna sporočila zunaj pisarne so morda bolj primerna na primer za strokovnjake za družbene medije.

Zdravo!

Hvala za stik! Zdaj sem v New Yorku zaradi sestrine poroke in vzel si bom dopust od e-pošte, da jo podprem na njen poseben dan. Ko se 19. avgusta vrnem v pisarno, bom odgovoril na vsa vaša sporočila. Če potrebujete pomoč pred tem, stopite v stik z Gerryjem Smithom, mojim pomočnikom, na[e-pošta zaščitena]

Imej čudovit dan!

Marla Smith

Notranji

Lahko bi dali podrobnosti v zvezi s projekti, na katerih delate, če pošljete sporočilo OOO notranjim stikom samo v vašem podjetju ali oddelku. Odvisno od kulture vašega podjetja vam bo morda dovoljeno uporabiti tudi manj profesionalen ton.

Pozdravljeni,

Odsoten bom do 14. aprila in se vam bom oglasil takoj, ko bo mogoče. Kopije načrtov za projekt North Apex sem dal na strežnik v mapo Current Project, če jih potrebujete. Če potrebujete takojšnjo pomoč, se obrnite na Bryana.

hvala,

Craig

Sporočilo o dopustu

Ko ste na dopustu, jim sporočite, kdaj vas ne bo, da bodo vedeli, kdaj naj pričakujejo odgovor ali koga naj namesto tega kontaktirajo.

Zdravo!

Na dopustu bom od 1. do 18. aprila in v tem času bom odsoten od elektronske pošte. Če vaša komunikacija lahko počaka, se vam bom oglasil takoj, ko bom lahko. Obrnite se na koordinatorja kadrovske službe Carla Exterja na[e-pošta zaščitena]ali 434-857-3846 za nujne težave.

S spoštovanjem,

Brandon Lee

Konferenca

Če se udeležujete poslovne konference, drugim udeležencem pošljite sporočilo o odsotnosti, da jim sporočite, da ste odprti za mreženje. To je tudi priložnost, da drugim pokažete, da ste predani svojemu poklicnemu razvoju.

Zdravo,

Najlepša hvala za vaše sporočilo. V Denverju v Koloradu me ni na delovnem mestu zaradi letnega srečanja CCIA. Redno bom spremljal e-pošto, a če takoj potrebujete pomoč, stopite v stik z Lauren Smith, mojo pomočnico, na[e-pošta zaščitena]ali 334-483-8173.

Z veseljem bi se srečal s tabo, če boš ta teden tudi v Denverju! Ustavite se pri kabini 618 ali me pokličite na 443-833-8273.

najboljše,

Darren

Začasno

Strokovnjaki, od katerih se pričakuje, da bodo pogosto preverjali e-pošto in komunicirali, bodo morda morali objaviti sporočila OOO, če zapustijo delovno mesto za več kot nekaj ur. Če morate na sestanek, vendar se boste vrnili pozneje čez dan, ali če morate na sestanek, je ta vrsta komunikacije koristna.

živjo

Najlepša hvala za vaše sporočilo. Danes, 12. marca, me ne bo v službi od 11. do 16. ure. za sestanek. Imel bom omejen dostop do e-pošte, zato stopite v stik s Susan Andrews na[e-pošta zaščitena]ali 938-443-2219, če potrebujete nekaj nujnega. Odgovoril bom takoj, ko se vrnem v pisarno, če lahko vaš e-poštni naslov počaka.

hvala,

Rene Ryan

Nedosegljivo

Če nimate dostopa do svoje e-pošte, obvestite svoje stike in jim ponudite druge možnosti za podporo ali informacije.

Zdravo,

Nisem v pisarni in ne bom mogel odgovoriti na vaše sporočilo do 12. septembra, ko se vrnem. Obrnite se na Sonnyja Andrewsa na[e-pošta zaščitena]ali 443-485-8475 z vsemi vprašanji ali pomisleki, ki jih imate do takrat.

S spoštovanjem,

Ashley Parker

OOO, vendar preverja e-pošto

Nekateri strokovnjaki preverjajo in celo reagirajo na e-pošto, ko niso v pisarni. Če nameravate redno preverjati e-pošto, obvestite pošiljatelje, da predvidijo odgovor, vendar lahko pride do zamude.

Pozdravljeni,

Hvala, ker ste si vzeli čas in mi pisali. Od 1. do 18. decembra me ne bo v pisarni, da bom vodil delavnico. Ves dan bom spremljal e-pošto in se potrudil, da bom na sporočila odgovoril čim prej (nujna sporočila označite kot zelo pomembna). Stopite v stik s Cindy Wue na[e-pošta zaščitena]ali 443-485-4876, če potrebujete nujno pomoč.

Sprejmite mojo iskreno hvaležnost za vašo potrpežljivost.

Pam

Počitniški odzivnik na počitnice

Prakse počitniških podjetij se med pomembnimi prazniki razlikujejo. Čeprav vaši stiki morda ne pričakujejo, da boste delali na praznik, jim sporočite, koliko boste dosegljivi v dneh pred praznikom in po njem.

Zdravo,

Naše pisarne bodo zaprte od 2. decembra do 29. decembra. V nujnih primerih me lahko pokličete na moj mobilni telefon na 443-844-4854. Ko se v ponedeljek, 29. decembra, vrnem v službo, bom odgovoril na vaše sporočilo.

Najlepše želje za praznike,

Susan Tan

Starševski dopust (porodniški ali očetovski)

Odvisno od tega, kje živite in delate, lahko porodniški dopust traja od 10 tednov do šest mesecev ali več. Ljudi morate voditi do osebe, ki bo prevzela vaše dolžnosti.

Zdravo,

Od 14. februarja do 12. maja bom na porodniškem dopustu. Patrick Andrews, naš odličen vodilni grafični oblikovalec, bo v tem obdobju zadolžen za moje račune. Dosežen je lahko na[e-pošta zaščitena]ali pokličite 445-484-8744.

S spoštovanjem,

Claire Becker

Odsotnost iz zdravstvenih razlogov

Recimo, da imate operacijo ali trpite za boleznijo, ki zahteva dolgotrajno zdravljenje ali okrevanje. V tem primeru morate te podatke vključiti v svoje sporočilo o odsotnosti, da bodo vaši stiki spoštovali vašo zasebnost in čas, ko boste okrevali.

Zdravo,

Hvala, ker ste si vzeli čas in mi pisali. Od 4. do 31. julija bom odsoten iz pisarne na bolniškem dopustu. Redno bom spremljal e-pošto, vendar se obrnite na Amy Ryan ([e-pošta zaščitena], 885-444-8574).

ljubki 13-letni fantje

Hvala za potrpežljivost in razumevanje.

Harper Reid

Napredovanje

Tudi če jih ni več, bodo strokovnjaki za trženje in prodajo morda želeli promovirati svojo vsebino, spletno mesto, blog ali storitve. V svoja sporočila OOO lahko dodajo povezave do elementov ali informacij.

Pozdravljeni,

Hvala, ker ste si vzeli čas in mi pisali. Odsoten bom do 15. avgusta in takrat bom odgovoril na vašo e-pošto. V vmesnem času lahko uživate v brezplačnem izvlečku iz naše nove e-knjige '20 ključev za spodbujanje poslovne rasti'. Če radi berete, pojdite na 10stepstosuccess.com za nakup in prenos celotne knjige. Stopite v stik z Ryanom Andrewsom, našim pomočnikom za trženje, na[e-pošta zaščitena]ali 333-844-3486 za nujne težave.

S spoštovanjem,

Gabby Ryan

Vodilna generacija

Medtem ko vas ni, naj vaše sporočilo o odsotnosti ustvari poslovne potencialne stranke. Spodbudite pošiljatelja, da se prijavi na glasilo vašega podjetja, spletni seminar, spletni tečaj ali drugo orodje za poslovni razvoj.

Zdravo,

Hvala, ker ste me kontaktirali po e-pošti. Do 2. junija me ni v pisarni, z omejenim dostopom do e-pošte. Obrnite se na Rickyja Smitha na[e-pošta zaščitena]na 443-448-8473, če potrebujete pomoč, preden se vrnem.

Ali ste vedeli, da izvajamo mesečni spletni seminar o aktualnih zdravstvenih vprašanjih? Naši vrhunski strokovnjaki odgovarjajo na vprašanja spletnega občinstva v živo vsak torek v mesecu. Kliknite tukaj, če želite poslati svoje vprašanje ali se registrirati za naš prihajajoči spletni seminar o preventivni negi.

S spoštovanjem,

Ryan pevec

Uporaba družbenih medijev

Če od stikov zahtevate, da vam sledijo na enem ali več računih v družabnih omrežjih, lahko uporabite svoje sporočilo OOO, da razširite svoje osebno ali družbeno občinstvo družbenih medijev.

Pozdravljeni,

Hvala za stik! Nisem v pisarni in se bom vrnil 14. julija, da bom odgovoril na e-pošto. Spremljajte nas na vseh vodilnih družbenih omrežjih, da boste na tekočem z vsemi odličnimi dogodki v Red Ventures, ko sem odsoten. Jenny Covit, moja kolegica, je dosegljiva na[e-pošta zaščitena]za hitro pomoč.

Imej čudovit dan,

In Drape

Izmenjava kontaktnih podatkov

Ljudje, ki nadzorujejo številne projekte ali pričakujejo, da bodo prejeli veliko število e-poštnih sporočil, ko so odsotni, bodo morda želeli vključiti vrsto kolegov, s katerimi se bodo pošiljatelji lahko obrnili.

Zdravo,

Na dopustu bom od 14. februarja do 21. februarja, z omejenim dostopom do elektronske pošte. Prosim stopite v stik z mojo sodelavko, Betty Jean, na[e-pošta zaščitena]če potrebujete pomoč pri davkih, ko sem odsoten. Ne oklevajte in stopite v stik z našim višjim revizorjem, Ryanom Breckom, na rbreck@company., če imate kakršna koli vprašanja glede revizije. Prosim stopite v stik z mojo pomočnico Corey Sue na 334-555-4483, če želite kopije finančnih dokumentov.

Sicer pa, ko se vrnem, se bom hitro odzval na vaše sporočilo.

S spoštovanjem,

Ryan Smith

Smešno sporočilo o odsotnosti

Tukaj je smešno pisarniško e-poštno sporočilo samodejnega odziva, ki ga lahko uporabite:

Zdravo,

ja To je e-poštno sporočilo s samodejnim odzivom. To pomeni, da sem nekje drugje kot svoj računalnik. Upam, da sem na plaži in uživam življenje s pijačo v roki. Če nisem, se takoj obrnite na nekoga, ki mi bo pomagal priti do plaže.

V redu, resno, stopite v stik s Susan na[e-pošta zaščitena]za takojšnjo pomoč. In ko se vrnem, bom nemudoma odgovoril na vaše sporočilo.

Hvala vam!

Predloga za e-pošto o odsotnosti za uporabo

Uporabite naslednjo e-poštno predlogo za samodejni odziv, da dohodna sporočila prenesete na pravo osebo. Uporabite naslednjo predlogo sporočila strokovnjaka o odsotnosti:

Zdravo,

Ni me v pisarni do [datum] zaradi [razloga]. Če imate sporočilo, ki zahteva takojšnjo pozornost, se obrnite na [Ime] na [E-poštni naslov] in [Telefonska številka]. Obveščeni so bili o mojem dopustu in so tam, da mi pomagajo.

Vrniti se nameravam [datum].

za žensko, ki ima vse

Hvala za vaše potrpljenje.

[Tvoje ime]

[Vaš kontaktni e-poštni naslov]

Za nastavitev sporočila samodejnega odzivnika preko Google Business oz Gmail , pojdite proti vrhu strani. In pojdite na ikono Nastavitve. Kliknite to in nato pojdite na »Ogled vseh nastavitev«. Od tam se pomaknite navzdol do mesta, kjer piše »Sporočilo o odsotnosti«, in postavili boste lahko pisarniška e-poštna sporočila samodejnega odzivnika, običajno z začetnim in končnim datumom.

Ko to shranite, bodo sporočila s samodejnim odgovorom poslana vsa dohodna e-poštna sporočila s samodejnimi odgovori.

Naučite se nastaviti samodejne odgovore za skupino.