Pomembna vprašanja in odgovori na razgovoru za upravnega pomočnika

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

Tukaj so vprašanja in odgovori na intervjuju za administrativnega pomočnika. Podjetja v različnih sektorjih potrebujejo administrativne pomočnike za podporo svojim ekipam in upravljanje pisarne. Če veste, kaj lahko pričakujete med razgovorom za upravnega pomočnika, vam bo pomagalo pripraviti svoje odgovore in izstopati kot kakovosten kandidat.

Kaj počne upravni pomočnik?

Administrativni pomočniki pomagajo drugim zaposlenim z organiziranjem datotek, pisanjem sporočil, razporejanjem sestankov in jim pomagajo. Administrativni pomočniki uporabljajo računalnike za izdelavo preglednic, sestavljanje e-poštnih sporočil, vzdrževanje baz podatkov ter pripravo predstavitev, poročil in publikacij.

Prav tako se lahko pogajajo s prodajalci, kupujejo zaloge, upravljajo skladišča ali korporativne knjižnice in pridobivajo informacije iz različnih virov.

sveti Tomaž deveti

• Administrativna pomočnica se oglasi na telefon, medtem ko gleda v svoj računalnik.
• Delovne obveznosti se razlikujejo glede na izkušnje, naziv delovnega mesta in strokovnost. Naloge upravnega pomočnika lahko vključujejo naslednje:
• Organizirajte zapise in sporočila z uporabo papirnih in računalniških datotečnih sistemov.
• Dohodna pošta in e-pošta sta usmerjena in razdeljena.
• Odgovarjajte na standardna pisma in e-pošto.
• Odgovorite na dohodna sporočila in priložite datoteke.
• Za zagotovitev točnosti preverite črkovanje in ločila.
• Zagotavljanje delovanja faksov, videokonferenc, telefonskih sistemov in druge pisarniške opreme.
• Preglednice, obdelava besedil, upravljanje podatkovnih baz in druge aplikacije se lahko izvajajo na računalnikih.
• Izpolnite obrazce v skladu s politiko podjetja.

Pristop intervjuja STAR je metoda odgovarjanja na vprašanja v intervjuju.

Situacija, naloga, dejanje in rezultat (STAR). Pristop intervjuja STAR je način za obravnavanje vprašanj vedenjskega intervjuja jedrnato in jasno, s primeri iz resničnega življenja, ki podpirajo vaš odgovor. Ko odgovarjate na vprašanje na intervjuju s to strategijo, morate jasno opisati specifično okoliščino, na katero ste naleteli, ki je pomembna za vprašanje anketarja, opisati svojo vpletenost v dogodek, razložiti dejavnosti, ki ste jih izvedli, da bi premagali težavo, in opisati končni rezultat. Ta strategija vam omogoča, da na vprašanje odgovorite z določenim primerom.

Sorodno: Kaj vas dela edinstvenega

Vprašanja za razgovore za administrativne pomočnike

Tukaj je nekaj stvari, ki bi jih lahko vprašali med razgovorom za službo administrativnega pomočnika:

• Kakšna je po vašem mnenju naloga administrativnega sodelavca v pisarni?
• Kateri so vaši najljubši vidiki dela administrativnega pomočnika?
• Katero pisarniško programsko opremo in opremo znate uporabljati?
• Kot administrativni pomočnik opišite projekt, na katerem ste radi delali.
• Kateri so po vašem mnenju najpomembnejši talenti za administrativnega pomočnika in zakaj?
• Opišite čas, ko je bila pri vašem delu kot administrativni pomočnik potrebna diskretnost in kako ste se spopadli s to okoliščino.
• Kaj bi storili, če bi vam dodelili nalogo, vendar ne bi prejeli vseh potrebnih navodil?
• Kakšen stil vodenja vam je ljubši?
• Kaj je po vašem mnenju najtežji vidik dela administrativnega pomočnika?
• Povejte mi o trenutku, ko ste morali voditi ogromno skupino ljudi. Vam je uspelo?
• Mi lahko razložite, kako urejate razporejanje sestankov med več nadzorniki?
• Povejte mi, kdaj ste morali rešiti in dokončati zahteven projekt.
• Kako izgleda tipičen dan upravnih strokovnjakov?
• Kakšna je vaša tehnika za vzdrževanje urnikov?
• Bi lahko pomagali managerjem pri oblikovanju načrtov strokovnega razvoja?

1. Kakšno funkcijo ima po vašem mnenju administrativni pomočnik v pisarni?

Delodajalci uporabljajo to vprašanje, da ugotovijo, koliko veste o položaju administrativnega pomočnika na delovnem mestu in kako bi se lotili svojih delovnih obveznosti. To vprašanje lahko pomaga delodajalcu razumeti, kako se vidite v hierarhiji na delovnem mestu, če se vidite kot timski igralec in cenite odgovornosti administrativnega pomočnika . Ko odgovarjate na to vprašanje, se poskusite osredotočiti na najbolj tipične odgovornosti administrativnega pomočnika in zakaj je položaj ključnega pomena za pisarno.

Primer

'Menim, da je administrativni pomočnik pomemben element ekipe.' Posameznikom, ki jih podpirajo, pomagajo z zagotavljanjem kritičnih informacij po potrebi in zagotavljanjem, da vse poteka dobro, poleg tega, da sledijo vsakodnevnim dejavnostim, kot so arhiviranje, organiziranje in upravljanje urnikov.'

2. Kateri so vaši najljubši vidiki dela administrativnega pomočnika?

Ljudje, ki jim je všeč, kar delajo pri delu, so pogosto bolj produktivni in učinkoviti. To vprašanje omogoča anketarju, da izve več o tem, kaj cenite pri svojem delu administrativnega pomočnika in kako uživate v svojem delu. Ko odgovarjate na to vprašanje, razmislite o eni ali dveh stvareh o tem, da ste administrativni pomočnik, ki ju imate najraje, in svoj odgovor podkrepite z opisom nedavne izkušnje, ko opravljate tisto, kar najbolj uživate.

Primer

'Kar mi je najbolj všeč kot administrativni pomočnik, je to, da lahko sledim vsemu, kar se dogaja v pisarni, in da sem ključna oseba, ki skrbi, da vse dobro deluje.' Na nekdanjem delovnem mestu receptorja sem na primer vedno rada pomagala sodelavcem pri načrtovanju pomembnih dogodkov in sestankov.«

3. Katero programsko in pisarniško opremo znate uporabljati?

Vaš odgovor na to vprašanje je ključnega pomena, saj delodajalca obvešča o programski in pisarniški opremi, ki ste jo uporabljali prej, in mu daje zaupanje, da se boste z minimalnim usposabljanjem lahko takoj lotili svojih delovnih obveznosti. Prepoznajte aplikacije računalniške programske opreme in pisarniško opremo, ki ste jo uporabljali v preteklosti, in opišite stopnjo udobja z njimi, ko odgovarjate na to vprašanje.

Primer

'Sem izkušen uporabnik izdelkov Microsoft Office Suite,' na primer. Ne samo, da sem v šoli obiskoval tečaj računalništva, ki je bil osredotočen na ta orodja, ampak sem na svojem prejšnjem delovnem mestu vsakodnevno uporabljal Word in Evernote ter tedensko Excel in PowerPoint. Prav tako mi ustreza različna pisarniška oprema, kot so računalnik, optični bralnik, tiskalnik, faks, stroji za žigosanje pošte in večlinijski telefoni.«

4. Opišite projekt kot administrativni pomočnik, pri katerem ste uživali.

Drugo vprašanje, ki bi ga anketar lahko zastavil, da bi ugotovil, kaj vas najbolj veseli pri delu administrativnega pomočnika, je to. To vprašanje jim tudi pomaga razumeti, kako uporabljate svoje sposobnosti za pomoč pri pobudah na delovnem mestu. Ker se začne z 'Opiši trenutek ...', je bolje uporabiti metodo STAR za pristop. Tako boste lahko natančno določili določen projekt, na katerem ste delali, vaš položaj v njem, dejavnosti, ki ste jih izvajali, izid projekta in kaj vam je pri njem najbolj všeč.

Primer

„Ko sem bil zaposlen kot administrativni pomočnik za srednje veliko odvetniško prakso, sem delal na projektu sestave dnevnega urnika, ki je bil usklajen, ko se je ekipa pogovarjala s strankami po e-pošti.

Osebju sem razložil, da morajo preverjati in odgovarjati na e-pošto vsaj dvakrat na dan, na začetku in koncu izmene. Cenil sem to početje, saj sem lahko prispeval k rešitvi težave. In takšnega, ki so ga izkusili tako naša ekipa kot naše stranke.«

5. Kateri talenti so po vašem mnenju najpomembnejši za delo administrativnega pomočnika in zakaj?

Uporabite pristop STAR, da se pogovorite o tem, kako ste v preteklosti uporabili kritične sposobnosti administrativnega pomočnika in kako jih boste uporabili za prispevanje k temu podjetju, ko odgovarjate na to vprašanje. Vaš odgovor bo anketarju pomagal ugotoviti marsikaj. Vključite talente, za katere menite, da so najpomembnejši za položaj, zakaj so te veščine potrebne, kako ste te veščine učinkovito izkoristili v preteklosti in kako bi z istimi spretnostmi prispevali k uspehu svoje ekipe.

Primer

'Administrativni pomočnik dolžnost je ključnega pomena za zagotavljanje pravilnega delovanja pisarne, na primer. Administrativni pomočnik mora imeti odlične komunikacijske, časovne in organizacijske sposobnosti, da zagotovi učinkovito delovanje pisarne v vsakem trenutku. Kot izvršni pomočnik sem bil zadolžen za organizacijo in spremljanje urnikov štirih vodilnih delavcev.

To sem dosegel tako, da sem uporabil prilagojeno aplikacijo za razporejanje, da sem ustrezno rezerviral sestanke in sestanke za vsakega direktorja in jim nato tedensko posredoval njihove koledarje po e-pošti in osebno med našim jutranjim sestankom. To je omogočilo, da je celotna pisarna sledila urniku. Te podobne talente lahko pripeljem v vaše podjetje, da zagotovim, da bo vse potekalo pravilno.«

6. Opišite čas, ko ste morali pri svojem delu kot administrativni pomočnik uporabljati diskretnost in kako ste se s tem spopadli.

Administrativni pomočniki imajo pogosto dostop do občutljivih informacij o delovnem mestu in strankah podjetja. To vprašanje omogoča delodajalcu, da ugotovi, ali lahko obvladate zapletena ali občutljiva vprašanja, pri tem pa ohranite diskretnost in skrivnost. Ko odgovarjate na to vprašanje, uporabite Metoda STAR poiščite posebno okoliščino, v kateri sta bili diskretnost in zaupnost bistvenega pomena za situacijo, in opišite, kako ste ravnali s tem.

Primer

'Kot kadrovski pomočnik sem pomagal direktorju kadrovske službe in izvedel za načrtovano zmanjšanje števila zaposlenih.' Imel sem veliko prijateljev, ki so delali za podjetje, vendar sem vedel, da ohranjanje strukture in miru v pisarni zahteva preudarnost. Čeprav nisem vedel, koga bodo izpustili, sem vedel, da se bo to zgodilo in kdaj. To je bil stresen trenutek za vse v našem oddelku. Ohranil sem svojo skrivnost in informacije so bile ob pravem času posredovane preostalemu osebju po ustreznih kanalih.«

7. Kaj bi storili, če bi vam dodelili nalogo, vendar ne bi prejeli vseh potrebnih navodil?

To vprašanje omogoča anketarju, da izve več o vaši strategiji za soočanje s težkimi okoliščinami, v katerih ni jasnih navodil. Delodajalec bo želel vedeti, katere raziskovalne sposobnosti uporabljate, da ugotovite, kako nekaj izvesti, in ali vam je všeč, da po potrebi prosite za pojasnilo in pomoč. Pri odgovoru na to vprašanje bodite previdni in navedite svojo sposobnost izvajanja neodvisne raziskave o temi in poiščite pojasnilo, kadar je to potrebno.

irski izreki za dan svetega patrika

Primer

'Če bi dobil nalogo in ne bi dobil jasnih navodil, bi najprej preveril, ali lahko najdem informacije, ki jih potrebujem, z lastno raziskavo, na primer z iskanjem v Googlu.' Če bi po opravljeni preiskavi še vedno potreboval več informacij, bi se obrnil na osebo, ki mi je delo dodelila, in zahteval pojasnilo. Preden se lotim dela na nalogi, bi se prepričal, da v celoti razumem, kaj moram narediti in kakšen je rok naloge.«

8. Ali imate prednostni stil vodenja?

To vprašanje anketarju pomaga pri določanju vaše stopnje neodvisnosti na delovnem mestu in ali je njihov način vodenja združljiv z vašimi zaposlitvenimi željami. Administrativni pomočniki morajo biti dovolj samozadostni, da zagotovijo nemoteno delovanje pisarne z minimalnim nadzorom, vendar je prav tako ključnega pomena, da se njihove delovne preference in način vodenja njihovega nadrejenega ujemajo. Ključnega pomena je, da ste pošteni glede svojih želja, medtem ko odgovarjate na to vprašanje, da zagotovite, da je položaj primeren tako za vas kot za podjetje.

Primer

„Raje imam nadrejenega, ki mi daje znanje, ki ga potrebujem za opravljanje svojega dela, ima jasna pričakovanja in mi zaupa, da bom opravil te naloge, ne da bi me mikroupravljal.“ Ne potrebujem nekoga, ki bi me pogosto preverjal, da bi zagotovil, da ostajam na dobri poti in sem produktiven, saj sem organiziran in učinkovito razporejam svoj čas. Rad imam tudi občasne povratne informacije, ki mi povedo, kako mi gre, in, če je primerno, dajo ideje za razvoj.«

9. Kaj je po vašem mnenju najzahtevnejši vidik dela administrativnega pomočnika?

To je drugačen pristop spraševanja o vaših pomanjkljivostih. Način, kako odgovorite na to vprašanje, anketarju pove, ali lahko prepoznate in določite določena področja za razvoj. Ko odgovarjate na to vprašanje, uporabite Metoda STAR izberite določeno okoliščino, ki ste jo težko premagali, in opišite, kako ste jo premagali.

Primer

'Pri svojem prejšnjem delu sem spoznal, da če nimam jasnega časovnega razporeda za upravljanje svojega časa, včasih težko razvrstim naloge po prednosti.' Težko mi je dati stvari na stran ali imeti nekoga, ki čaka, da dokončam nalogo, ker želim vse opraviti takoj. To sem premagal tako, da sem zase naredil dobro organiziran načrt, ki daje prednost zaposlitvenim projektom glede na njihove roke. Ugotovil sem, da mi je uporaba elektronskega koledarja za natančno urejanje dni pomagala ostati na pravi poti in svoje delo dokončati pravočasno.«

10. Povejte mi o trenutku, ko ste morali voditi ogromno skupino ljudi. Vam je uspelo?

To vprašanje omogoča anketarju, da oceni vašo sposobnost določanja prioritet pri delu, opravljanja več nalog, izpolnjevanja rokov in učinkovite pomoči veliki ekipi. To vprašanje je primerno za prosilce, ki še niso delali kot administrativni pomočniki, saj vam omogoča, da razpravljate o svoji sposobnosti za opravljanje temeljnih nalog delovnega mesta, hkrati pa nudi dokazilo iz timskega projekta, na katerem ste delali. Na to vprašanje, tako kot na druga, je treba odgovoriti z uporabo Metoda STAR , ki od vas zahteva, da navedete posebej pomemben primer iz svojih prejšnjih izkušenj.

Primer

'Izjemen sem pri delu v velikih skupinah in jim pomagam na način, da jim pomaga doseči njihove cilje,' na primer. Štiri leta sem bil del srednješolske navijaške ekipe, v mlajših in starejših letih pa sem bil imenovan za kapetana ekipe. Bil sem zadolžen za koreografiranje rutin, organizacijo treningov in dogodkov ter zagotavljanje, da so se vsi v ekipi udeležili sej in bili pripravljeni na dogodke kot kapetan ekipe. Naša ekipa je tekmovala na državnem prvenstvu v mojem zadnjem letniku in končali smo na drugem mestu.'

Kako se pripravim na razgovor za administrativnega pomočnika?

Takole pripravite:

• Raziščite podjetje vnaprej.
• Preglejte opis delovnega mesta.
• Vadite uporabo lažnega intervjuja.
• Poudarite svoje kritične mehke in trde veščine.

Katere veščine so najpomembnejše za administrativnega pomočnika?

Tukaj so vrhunske spretnosti, ki bi jih morali imeti vsi upravni pomočniki. Vodja zaposlovanja bo uporabil vprašanja za razgovor, da ugotovi vašo sposobnost upravljanja več nalog v pisarniškem okolju. In dovolite, da vaši odgovori določijo, ali ste primerni za vlogo administrativnega pomočnika.

• Organizacijske sposobnosti.
• Komunikacijske sposobnosti.
• Računalniška znanja.
• Veščine projektnega vodenja.
• Veščine upravljanja časa.
• Spretnosti vnosa podatkov.
• Posebne veščine, kot so kreativno razmišljanje, upravljanje večliničnih telefonov in druge spretnosti, specifične za delo.

Kako odgovoriti na vprašanje 'Zakaj bi vas zaposlili' za administrativno delovno mesto?

Vodje zaposlovanja želijo videti, da kandidati za zaposlitev razumejo, kaj jih dela edinstvene. Uporabite izkušnje iz svoje zadnje službe, da opišete, kaj vas dela posebnega. Upravljanje več projektov, dokončanje posebnih pobud ali upravljanje pisarniške kulture. Presezite začetne delovne obveznosti.

Primer najboljšega odgovora:

Sem visoko organiziran, rad poskrbim, da gredo stvari bolj učinkovito, in imam več kot deset let strokovnega znanja na tem področju. Še naprej delam na tem področju, ker me veseli. Kot administrativni pomočnik menim, da je moje delo zagotavljanje dobrega delovanja celotne pisarne, in to je moja odgovornost.

Kako naj administrativni pomočnik na razgovoru za službo odgovori: 'Povej mi o sebi'?

V odgovor na 'povej mi o sebi' bi morali pojasniti svoje izobrazbene kvalifikacije, delovne izkušnje in talente.

Na primer, 'Sem diplomant poslovne administracije in pet let delam kot administrativni pomočnik.'